Mitä toimia ennen laskun hyväksymistä maksua varten

Olisi hienoa, jos kaikki liiketoiminta-asiat toteutettaisiin luottamuksen pohjalta. Myyjät ja toimittajat toimittavat laskut täsmällisten työtuntien tai sovitun hankkeen maksun osalta. Valitettavasti valvonnan tai huonon tahdon kautta työpöydän ylittävät laskut voivat olla virheellisiä, päällekkäisiä tai jopa petollisia. Laskut on näin ollen tarkistettava huolellisesti ennen niiden hyväksymistä. Laskun hyväksymisluettelon luominen auttaa varmistamaan yrityksesi maksuvirheiltä ja valvonnalta.

1.

Tarkista suoritetun työn kuvaus varmistaaksesi, että se heijastaa valmistuneita töitä. Jotkut toimittajat saattavat laskuttaa sinulle työn, jota ei ole vielä saatu valmiiksi. Vielä pahempaa on, että saatat näkyä luettelossa yhdestä laskutyöstä, joka maksettiin eri laskusta.

2.

Tarkista projektipäälliköltä tai osastopäälliköltä, että työ on valmis tyydyttävästi. Jos myyjä on ohjannut tehtävän, on suositeltavaa pidättää maksu, kunnes työ on nostettu standardiin.

3.

Katso päivämäärät, jotka näkyvät laskun rivikohtauksissa. Tarkista nämä päivämäärät aikaisempien laskujen päivämääristä toiseen pyrkimyksellä varmistaa, että samaa työtä ei laskuteta kahdesti.

4.

Katsokaa myyjän nimeä, osoitetta ja verotunnusta, jotta voit varmistaa, että se vastaa toimeksisaajan paperityötä. Jos jokin tieto ei vastaa, ota yhteyttä myyjään. Mikä tahansa toimittajan nimi tai osoitteenmuutos on keskeinen tieto. Tunnistamaton verotunnusnumero voi olla virhe tai heijastaa muutosta toimittajan omistuksessa. Mutta on aina olemassa mahdollisuus, että myyjä on mukana taloudellisissa tilaisuuksissa. Vaikka se ei välttämättä ole sinun vastuullasi ryhtyä toimiin tällaisessa tapauksessa, on parasta varoittaa siitä.