Mitä tietoja minun on säilytettävä, jos menen ulos liiketoiminnasta?

Sisäisen tulopalvelun mukaan liiketoiminnan asiakirjojen tallentamiseen tarvittava aika vaihtelee sen mukaan, mitä erä on ja milloin kyseisen ajanjakson vanhentumisaika loppuu. Minkä tahansa asiakirjan vähimmäisomistusvaatimus on kaksi vuotta, mutta joitakin on säilytettävä pysyvästi. Jos olet koskaan toimittanut vilpillisen veroilmoituksen, sinun on pidettävä kaikki tiedot ennallaan.

Kirjanpitoasiakirjat

Taloudelliset asiakirjat, kuten kirjanpidollinen kirjanpito, taseet, tarkistusrekisteri ja pääkirja, on pidettävä pysyvästi. Muita asiakirjoja, kuten käteisvaroja, osinkotarkastuksia, kustannuslaskentaa ja myyntisaamisia, on säilytettävä viiden ja seitsemän vuoden välillä. Lisäksi on pidettävä kahden ja kolmen vuoden välisenä aikana tallenteita, kuten pankkiselvityksiä, maksullisia laskuja, palkkaselvityksiä, peruutettuja tarkastuksia, tulorekisteriä, kuluraportteja ja työvoimakustannuksia.

Verotiedot

Verojen myötä kirjastojen säilytysaika vaihtelee. Esimerkiksi annuiteetti- ja laskennalliset maksusuunnitelmat, poistosuunnitelmat, osinkorekisterit, inventaariraportit, verolaskut ja -ilmoitukset, veroilmoitukset, myyntiveroilmoitukset ja eläketulot on säilytettävä pysyvästi. Palkkasumman veroilmoitukset on säilytettävä vähintään seitsemän vuotta. Myös työntekijöiden lähdeverot, valmisteverovapautussertifikaatit, valmisteveroilmoitukset ja vähittäiskaupan valmisteveroilmoitukset on säilytettävä vähintään neljä vuotta.

Henkilöstötiedot

Henkilöstötietojen säilyttämisen suositeltava aika vaihtelee. Tallenteet, kuten vahinkotaajuuskaaviot sekä terveyteen ja turvallisuuteen liittyvät tiedotteet, on säilytettävä pysyvästi. Onnettomuusraportteja, vahinkovaatimuksia ja siirtokuntia olisi säilytettävä 30 vuotta. Henkilöstövakuutustiedot on säilytettävä 11 vuotta. Osallistumistietueita olisi säilytettävä seitsemän vuotta. Henkilöstösopimukset olisi säilytettävä kuusi vuotta. Garnishments, hakemukset ja lopetukset olisi säilytettävä viisi vuotta. Fidelity-joukkovelkakirjat olisi säilytettävä kolme vuotta. Myös toimenkuvaukset, luottokortit ja aikakortit tulisi säilyttää kaksi vuotta.

Corporate Records

Lukuun ottamatta vakuuksia, jotka on säilytettävä kolmen vuoden ajan, ja hallintotietoihin, jotka on säilytettävä kymmenen vuoden ajan, kaikki muut yritysrekisterit on pidettävä pysyvästi. Hallinnollisten tietueiden luokka sisältää tyypillisesti tarkastuskertomukset ja turvaluokitellut asiakirjat. Yleisiä esimerkkejä yritysrekistereistä ovat vuosikertomukset, arvopapereiden antamisvaltuudet, pääomarekisteri, peruskirjat, perustuslakit, ohjesäännöt, sopimukset, yritysvalintarekisterit, perustamisasiakirjat, osakkeiden siirrot, vakuutukset, patentit, tavaramerkit ja tekijänoikeudet.