Mitä työnantajan on tehtävä, jos työntekijän sosiaaliturvatunnus on virheellinen?

Kun palkat työntekijän pienyrityksellesi, sinun on tarkistettava työntekijän sosiaaliturvatunnus. Pyydä sosiaaliturvahallintoa käyttämään pääsykoodia sen sosiaaliturvanumeron tarkistuspalveluun. Sinun ei tarvitse maksaa tästä palvelusta. Syötät työntekijän tiedot varmistaaksesi, että se on oikein. Jos se ei tarkista, sinun on toteutettava useita toimia.

Vertaa tietueesi kanssa

Katsokaa työntekijätietojasi ja varmista, että et ole kirjoittanut kirjoitusvirhettä joko sosiaaliturvatunnuksessa tai nimessä, kun syötit tietoja todentamispalveluun. Huomioi kaikki tavutetut nimet ja yritä tarkistaa työntekijä erilaisilla kirjoituksilla. Yritä myös lisätä keskimmäinen nimi työntekijän tunnistamiseksi.

Pyydä työntekijää tarkistamaan tiedot

Pyydä työntekijää tarkistamaan sosiaaliturvakorttinsa ja varmista, että numero on oikea. Katso myös, miten nimi on kirjoitettu sosiaaliturvakortille. Tee tarvittavat muutokset työtietoihin ja lähetä tiedot uudelleen sosiaaliturvatunnuksen tarkistuspalveluun.

Hanki uusi tieto

Pyydä työntekijää käymään paikallisessa sosiaaliturvaviraston toimistossa saadakseen oikeat tiedot, jos tietueet ja sosiaaliturvakortti vastaavat, mutta eivät tarkista. Työntekijän on palautettava sinulle korjattu tieto, jotta voit tehdä muutoksia tietoihin ja lähettää sen uudelleen.

Dokumentoi toimet

Jos et voi saada tarkistettavaa sosiaaliturvatietoja työntekijältä, sinun on dokumentoitava kaikki toimet, jotka olet tehnyt oikean tiedon saamiseksi. Säilytä tämä dokumentaatio palkkalistoilla vähintään kolmen vuoden ajan. Sinun on myös pidettävä kädessäsi asiakirjat, jos et pysty ottamaan yhteyttä työntekijään saadakseen korjattuja tietoja.

Lähetä uusi lomake W-2

Jos olet jo lähettänyt W-2-lomakkeen vääriä tietoja, lähetä lomake W-2c. Tämä on korjattu palkka- ja veroilmoitus. Lähetä tämä lomake sosiaaliturvavirastolle. Tämän lomakkeen tiedot korvaavat lähettämäsi alkuperäiset tiedot.

Kotimaan turvallisuus

Voit tarkistaa I-9-lomakkeen täyttäneiden työntekijöiden tiedot. Tämä lomake varmistaa ulkomaalaisten työntekijöiden työllistymiskelpoisuuden. Voit lähettää työntekijän sosiaaliturvatunnuksen tarkistettavaksi verkossa kotimaan turvallisuusyksikön ylläpitämän E-Verify-sivuston kautta. Sinun ei tarvitse maksaa maksua tästä palvelusta.