Mitä tarvitaan projektinhallintasopimukseen?

Riippumatta siitä, tarjoatteko projektin hallintaa toiselle yritykselle tai allekirjoitat sopimuksen projektinjohtajan kanssa omasta projektistasi, projektinhallintasopimusten on katettava kaikki hankkeen edellyttämät olennaiset ominaisuudet. Sen lisäksi, että sopimuksessa määritellään, miten hanke toimii, sopimukseen on sisällyttävä lausekkeet, joissa kuvataan yksityiskohtaisesti, mitä tapahtuu, kun ongelmia ilmenee. Hyvä sopimus kompensoi projektipäällikölle oikeudenmukaisesti ja palkitsee erinomaisen suorituskyvyn.

Aikataulu on avain

Mitä yksityiskohtaisempi aikataulu sisältyy projektinhallintasopimukseen, sitä paremmin voit seurata edistystä ja käsitellä viiveitä heti, kun ne ilmenevät. Sopimuksessa on määriteltävä hankkeen alkamis- ja päättymispäivät, mutta jos sisällytät tärkeitä virstanpylväitä, kuten käsitteellisten piirustusten tai suunnitelmien loppuun saattaminen, rakentamisen tai muun työn aloittaminen ja toiminnallisen testauksen aloittaminen - voit tehdä korjaavia toimia, jos virstanpylväät ovat ei täyty. Ulkoisten tapahtumien päivämäärät, kuten lupien, lupien ja hyväksyntöjen saaminen viranomaisilta, ovat usein hyödyllisiä edistysaskeleita. Näiden päivämäärien sisällyttäminen projektinhallintasopimukseen tekee projektinhallinnasta avoimemman.

Hankkeen toiminnallisuuden on oltava selvä

Koska hankkeen toteuttamisen syy on suunnitellun toiminnallisuuden saavuttaminen, projektinhallintasopimuksessa on määriteltävä selkeästi, mitä toimintoja tarvitset. Toimintojen määrittämiseksi määrittele valmiit projektin ominaisuudet ja määritä, mitkä testitulokset osoittavat hyväksyttävän suorituskyvyn. Esimerkiksi tuotantolinjalla voi olla kuljetin, joka kulkee 2 jalkaa sekunnissa, jotta linja tuottaa 20 000 tuotetta kuukaudessa, tai tietokonejärjestelmässä voi olla tiettyjä verkon ja prosessorin nopeuksia. Onnistunut tuotantolinjan testaus voi olla 150 kappaleen tuottaminen tunnin kuluessa, ja tietokonejärjestelmän testi voi olla suuri taulukko, jossa on tietoja eri tietokannoista viiden sekunnin kuluessa.

Seurantakustannukset ovat tärkeitä

Yrityksesi tekee hankkeita, koska odotettavissa oleva toiminnallisuus säästää rahaa tai johtaa kilpailuetuihin, jotka voivat lisätä kannattavuuttasi. Kun hanke maksaa enemmän kuin odotettiin, se voi maksaa rahaa eikä alentaa kustannuksia, tai se voi vähentää kannattavuuttasi. Hankkeen hallinnointisopimuksessa tarvitaan kustannusten hallintaa, jotta vältetään ei-toivotut kustannusten ylitykset. Jatkuvat seurantakustannukset varmistavat, että tiedät, milloin tietyn osan kustannukset ovat liian korkeat. Tällöin voit leikata osia projektista, päättää maksaa ylimääräisen, koska edut ovat edelleen huomattavia tai maksavat ylimääräistä, jotta saavutat paremmat toiminnot.

Selkeät seuraukset ei-suoritustasolle

Jos projekti ei tule odotetuksi, joko viiveiden, lisäkustannusten tai toimivuuden puutteen vuoksi, se vaikuttaa yrityksesi suorituskykyyn. Vaikka hankkeen johtaja voi tarjota ylimääräistä korvausta ylivoimaisesta suorituksesta, hankkeen hallinnointisopimuksessa on myös määriteltävä seuraamukset suorituskyvyn puutteesta. Sopimukseen voi sisältyä viivästyksiä koskevia rangaistuslausekkeita ja sallia prosenttiosuus sopimuksen arvosta, kunnes toiminnalliset tavoitteet täyttyvät. Jos kyseiset määrät ovat huomattavia, voit vaatia, että projektipäällikkö lähettää joukkovelkakirjalainan, jonka voit käyttää tietyin edellytyksin. Neuvottelu tällaisista lausekkeista ennen sopimuksen tekemistä antaa sinulle mahdollisuuden saada positiivinen tulos, kun sopimusten toteuttamisen aikana ilmenee ongelmia.