Mitkä ovat MS Office -taidot?

Microsoftin tuotevalikoima, joka tunnetaan nimellä Office tai MS Office, on yritys ympäri maailmaa. Office-ohjelmisto sisältää Word-tekstinkäsittelyohjelman; Excel, taloudellinen taulukkolaskentaohjelma; Access, tietokantaohjelma; Julkaisija, työpöytäjulkaisu; PowerPoint, ohjelma esitysten luomiseksi; Outlook, sähköposti- ja ajoitusohjelma; OneNote, pitää muistiinpanosi järjestettynä; ja InfoPath, sovellus, jonka avulla voidaan seurata tietoja muiden sovellusten ja yrityksen välityksellä. Tietäen, miten MS Office on käytössä, on välttämätöntä monissa yrityksissä, ja voit vaatia taitoja perus- ja edistyksellisistä tehtävistä, jotta potentiaaliset työntekijät olisivat valmiita hallitsemaan työtä.

Perustehtävät

Useimpien toimistotyöhön osallistumismahdollisuudet ovat mahdollisuus avata, luoda, tallentaa ja muokata Word-dokumentteja, lähettää ja vastaanottaa sähköpostia Outlookissa ja luoda laskentataulukoita Excelissä. Joidenkin näiden ohjelmien kohdalla työnhakijoiden on myös tiedettävä, miten asiakirjat voidaan alustaa tulostusta varten, miellyttää käyttää tulostimen valikkoa esikatsella asiakirjoja ennen niiden tulostamista ja tulostamista. Word on MS Office: n eniten käytetty ohjelma, joten tietämys siitä, miten fontin, marginaalien, sivujen lisäämistä tai poistamista ja sisäänrakennettua oikeinkirjoituksen tarkistus- ja kielioppitarkistusta käytetään, on osa perustaitoja.

Väliaikaiset tehtävät

Toimiston päivittäisessä toiminnassa on monia tavallisia tehtäviä, jotka ylittävät MS Office -taidot, kuten esimerkiksi Mail-yhdistämisen käyttäminen Wordissa koko postituslistan liiketoimintakirjojen muokkaamiseen tai julisteiden ja muiden grafiikka-arkisten asiakirjojen luomiseen Publisherissa. Diaesitysten luominen PowerPointissa on keskitason tehtävä, jota käytetään usein toimistossa. Tällä tasolla työntekijöiden tulisi tietää, miten Excelissä voidaan luoda kaavoja haluttujen tulosten, kuten myyntipalkkioiden tai verojen, laskemiseksi, ja jotkut toimistotyöntekijät käyttävät Exceliä Accessin sijaan luodakseen asiakkaiden luetteloita tai muita tietoja. Outlookin välitaidot sisältävät tietokannan luomisen ja automaattisten vastausten luomisen, kun olet poissa toimistosta tai lomalla.

Edistyneet tehtävät

Tietäen, miten OneNote ja InfoPath voidaan käyttää, voidaan pitää edistyneinä tai erikoisosaamisina toimipaikasta riippuen. Työntekijän kyky käsitellä näitä ohjelmia sekä mahdollisuus tuoda ja viedä tietoja kaikissa MS Office -sovelluksissa on bonus kaikille työnantajille. Tietokantojen luominen Accessissa on monimutkaisempi kuin yksinkertaisen luettelon syöttäminen Excelissä. Edistynyt taitosjoukko sisältää myös Excelin mukautettujen rahoitusmuotojen käytön, grafiikan ja seurantamuutosten tekemisen Wordin jaettujen asiakirjojen välillä ja esitysten mukauttamisen PowerPointissa.

koulutus

Monet yritykset tarjoavat sisäistä koulutusta, etenkin työntekijät voivat oppia, mitä menetelmiä ja ominaisuuksia yritys haluaa. Koulutusta tarjotaan myös Microsoftin verkkosivuston kautta, ja yrityksellä on sertifiointirata, joka sisältää online-koulutusta, kirjoja ja testausta, jotta käyttäjät voivat tulla Microsoft Office -asiantuntijoiksi tai Microsoft Office Specialist Mastersiksi.