Kova haastattelukysymykset Executive Assistantille

Useimmissa haastatteluissa keskitytään hakijan kokemuksen, koulutuksen ja taustan oppimiseen, mutta avustajahaastattelulla on toinen taso - yksityiskohtainen osaaminen, luottamuksellisuus ja tahdikkaus. Kovien hypoteettisten kysymysten esittäminen ehdokkaiden haastatteluun auttaa sinua saamaan perusteellisen käsityksen kyvystään ottaa vastaan ​​kriittisimpiä johtotason tehtäviä.

Yleiset esittelykysymykset

On hyvä ajatus perustaa tiukat haastattelukysymykset pyytämällä tyypillisiä "tuntemattomia teitä" koskevia kysymyksiä opetustodistuksista sekä hänen kokemustaan ​​ylemmän tason johtajista. Kysy työn kestosta ja miksi hakija on jättänyt aiemmat tehtävänsä. Tämä auttaa sinua arvioimaan, kuinka hyvin hän käsittelee stressiä, ja onko olemassa lieventäviä tekijöitä, jotka saattavat aiheuttaa punaisia ​​lippuja; esimerkiksi jos hakijalla ei ole kykyä käsitellä turhautumista, tiukkoja määräaikoja tai useita samanaikaisia ​​tehtäviä.

luottamuksellisuus

Toimintaa avustavalla virkamiehellä on usein tehtävät, joihin liittyy tietty luottamuksellisuus. Johtoryhmän avustaja voi joutua käyttämään luottokortteja, jotta hän voi tehdä matkajärjestelyjä, hän voi joutua tarkastelemaan henkilökohtaisia ​​sähköpostiviestejä ja kirjeenvaihtoa tai hän voi joutua ottamaan minuutteja kokouksissa, joissa on arkaluonteisia aiheita. Esitä kysymyksiä siitä, miten hakija käsittelee tällaista vastuuta:

  1. Millaisia ​​tietoja pidät erittäin arkaluonteisina tai luottamuksellisina?

  2. Miten käsittelet tiedostoja, sähköposteja tai tulosteita, jotka sisältävät arkaluonteisia tai omistusoikeudellisia tietoja?

  3. Jos kollegasi kysyi sinulta toimiston huhua pomostasi, miten vastaatte?

viestintä

Johtajien avustajat tarvitsevat vahvaa ja korkeatasoista kommunikointitaitoa, jotta hän voi edustaa teitä ja yritystä tehokkaasti sekä sisäisesti että ulkoisesti. Sen lisäksi, että hakijalla on poikkeukselliset taidot ja puhelimen etiketti, hänen on myös voitava olla itsevarma, tarvittaessa tarvittaessa, ja ammattitaitoinen. Seuraavassa on joitakin vaikeita kysymyksiä:

  1. Kerro minulle aikaa, kun käsittelitte turhauttavaa ja sotilaallista asiakasta, joka ei ottanut "Ei" vastausta varten.

  2. Selitä, miten otat kokouspyynnön pomosi puolesta.

  3. Jos pomosi pyytää sinua yrittämään turvata tapaaminen vaikeasti saavutettavan johtajan kanssa, kuvaile, miten teet sen tapahtuvan.

Moniajo

Johtoryhmän jäsenen tehtävänä ei ole vain monitehtävä, vaan myös selvittää, miten tehtävät voidaan priorisoida nopeasti muuttuvassa työympäristössä. Jos haluat tietää, miten hän jugglesi ajoitusta, kysy häneltä nämä kysymykset:

  1. Jos teitä tukevaa johtajaa pyydetään osallistumaan samanaikaisesti kahteen korkean tason puhemiehistöön, miten voit sovittaa aikataulun molempiin pyyntöihin?

  2. Jos hallituksen kokous on pitkä ja pomosi myöhästyy toiseen tapaamiseen kaupungin toisella puolella, miten onnistut varmistamaan, että hän täyttää molemmat velvoitteet?

  3. Jos sinulla on 12 puhelinsoittoa palataksesi, miten priorisoit niiden järjestyksen?

Nopeatahtinen ympäristö

Organisaatiotaidot ovat kriittisiä johtajan avustajalle nopeassa työympäristössä. Opi, kuinka hyvin ehdokkaasi käsittelevät stressiä, pyytämällä seuraavia kyselyitä:

  1. Kerro minulle aika, joka tuntui hämmentyneenä töissä, ja kuinka voitte palautua.

  2. Selitä, miten käsittelet lähestyviä määräaikoja, kun hätäprojekti ponnahtaa esiin, joka vaatii välitöntä huomiota.

  3. Kuvaile tehokkaimmat tapat, joilla olet järjestänyt itsesi, jotta voit pysyä kilpailevien työpaikkojen painopisteiden yläpuolella.

Saatavuus ja joustavuus

Harvat johtajat työskentelevät tyypillisessä 8 tunnin työpäivässä, joten johtajien avustajien odotetaan usein olevan käytettävissä myös työajan ulkopuolella. Jos haluat tuntea, onko ehdokas avoinna tämäntyyppiselle ajoitustyypille, kysy seuraavaa:

  1. Mikä on filosofiasi joskus työskentelet kotona, kuten yöllä tai viikonloppuisin?

  2. Kerro minulle, kuinka joustava aikataulu on.

  3. Keskustele ajasta, jolloin sinusta tuntui, että sinua pyydettiin tekemään liikaa tyypillisen työpäivän ulkopuolella, ja miten käsittelitte pyyntöä.

Tietysti yrityksellesi tai toimialallesi liittyy erityisongelmia, joita saatat haluta esittää johtajille. Saat parhaan tuloksen esittämällä avoimet kysymykset, joiden avulla ehdokkaat voivat kehittää lähestymistapaansa, tyyliään tai toimintatapojaan tai pyytää esimerkkejä siitä, miten he ovat käsitelleet samanlaisia ​​tilanteita aikaisemmin.