Aiheet aamulla Huddlesille työpaikalla

Kokoukset ovat tulleet välttämättömiksi monissa työpaikoissa. Itse asiassa Fuze vuonna 2014 tekemän kyselyn mukaan yli 50 prosenttia työntekijöistä viettää kokouksissa vähintään 13 tuntia viikossa.

Totuus on, että useimmat kokoukset eivät ole kovin tuottavia ja että ne katsotaan itse asiassa turhiksi. Sama tutkimus osoitti, että 92 prosenttia työntekijöistä käytti kokousaikoja muiden tehtävien suorittamiseen. Ilmeisesti he eivät pitäneet kokouksia erittäin tärkeinä.

On kuitenkin olemassa eräänlainen tapaaminen, joka erottuu muista muodoista. Tämä on huddle-kokous.

Huddle-kokous tunnetaan monilla nimillä, mukaan lukien takaluukku, kokoonpano, pre-shift tai stand-up. Ehkä selkein kuva huddleista on yksi jalkapallo- tai koripallojoukkueista, jotka huddles yhdessä strategisoimaan pelin ja parantamaan moraalia. Huddle-kokous on melko yksinkertainen, ja sille on tunnusomaista sen lyhyt ja täsmällinen kohta. Tämä kokous on suunniteltu siten, että kaikki joukkueessa olevat henkilöt voivat olla samalla sivulla. He keskustelevat kiireellisistä kysymyksistä, joista on keskusteltava lyhyesti, ja sitten he palaavat töihin. Se on muutos perinteisessä kokouksessa, sillä siinä pyritään siihen, että kokoukset saavuttaisivat tavoitteen, johon ne on ensin suunniteltu: auttaa kaikkia olemaan tuottavampia ja tekemään työprosesseja tehokkaammin. Joukkueen harrastus on hyödyllinen vaihtoehto perinteiselle kokoukselle. Se virtaa työpaikkaa ja saa kaikki säästämään aikaa ja puhuu edelleen tärkeistä asioista.

Tyypillisen harrastuksen muoto vaihtelee tiimistä toiseen. On kuitenkin olemassa yleinen virtaus, joka on yleisesti useimpien joukossa:

Ensinnäkin johtaja aloittaa tervehdyttämällä tiimiä ja kertoo heille, mitä heidän odotuksensa ovat päivälle. Hän kertoo joukkueelle, mitä on saavutettava päivällä, ja myös, mitä jokaisen tiimin jäsenen on keskityttävä. Kun päivän painopisteet on tehty, johtaja siirtyy sitten viikon painopisteisiin. Luetteloon tulisi sisällyttää vain tärkeimmät painopisteet ja niiden pitäisi olla lyhyitä, muuten harhautuminen voi muuttua pitkäksi ja tylsäksi kokoukseksi.

Myös joukkueen tähänastiset saavutukset olisi tunnustettava. Jos joku tiimin jäsenistä on erottunut erityisesti ponnisteluistaan ​​ja saavutuksistaan, heidät kiittää julkisesti tiimin aikana.

Yrityksen päivitykset mainitaan myös lyhyesti joukkueen harrastuksen aikana. Työntekijöille annetaan mahdollisuus puhua huddle-aikana. Heitä pyydetään sanomaan, mitä he aikovat työskennellä päivän ja viikon ajan ja mitä niiden yleinen strategia on yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Lopuksi työntekijöitä pyydetään ottamaan esiin kysymyksiä, joita heillä on, tai kysyäkseen palavia kysymyksiä. Jos kysymys on monimutkainen tai se koskee nimenomaan henkilöä tai ryhmää, se lajitellaan huddle'n jälkeen. Kohta, jossa sitä nostetaan, on vastata siihen, mitä nopeasti voidaan vastata, ja päättää, mitä ei voida välittömästi käsitellä, jotta se voidaan käsitellä myöhemmin.

Huomaa, että tätä muotoa ei ole kirjoitettu kiveen. Sinun aamun huddle olisi räätälöitävä tiimisi ja pitäisi olla mitä tahansa toimii. Jos huddle alkaa haitata tuottavuutta sen sijaan, että se paranisi suunnitellusti, olisi ehkä hyvä vaihtaa muoto ja kokeilla jotain muuta.

Miksi Team Huddle on tärkeä?

Joukkueella on useita etuja:

Se antaa sinulle ja tiimillesi mahdollisuuden keskustella suunnitelmistasi, projekteistasi, aloitteistasi ja käytännöistänne ja esittää mahdollisia polttavia kysymyksiä.

Se antaa tiimin jäsenille välähdyksen siitä, mitä heiltä odotetaan, toisin kuin kaukana tulevaisuutena, joten se antaa heille suunnan tunteen niin pitkälle kuin mitä heidän pitäisi saavuttaa.

Se auttaa antamaan koko tiimille näkökulman edistyksestä, jota he ovat jo tehneet yksilöllisesti ja yhdessä, sekä edistystä, jota he tarvitsevat tulevaisuudessa.

Aamupäivähyppy on täydellinen aika saada kaikki samalle aallonpituudelle ja antaa heille moraalia tulevaa työpäivää varten. Joukkueen huddle auttaa edistämään yhtenäisyyden tunnetta joukkueessa.

Miten teet tehokkaasti henkilökunnan kokouksia?

Ensimmäinen asia on kysyä itseltäsi joitakin tärkeitä kysymyksiä. Itse asiassa on olemassa kolme perustavaa laatua olevaa kysymystä, joiden avulla voit selvittää, miten aamulla tapahtuva kokous pidetään tehokkaasti:

  • Kuinka usein viikon aikana tulisi aamulla käydä?
  • Kuka osallistuu aamupuhumiseen?
  • Kuinka kauan aamulla syttyy?

Kun etsit vastauksia edellä esitettyihin kysymyksiin, sinun pitäisi tehdä muutamia näkökohtia. Sinun täytyy miettiä kovasti, onko tärkeää, että jokaisella aamulla käydään joukkue. Koska etsit tehokkuutta, joukkue toistaa joka toinen päivä, saattaa silti tehdä niin paljon järkeä kuin joka aamu. Muista, että päivien lukumäärää viikossa, jota pidät huddle, ei pitäisi asettaa kiveen. Johdonmukaisuuden tulisi vaihdella tietyn kauden mukaan. Jos olet kiireisessä kaudella, kuten verokauden aikana, sinun on todennäköisesti pidettävä huddlesia paljon useammin. Toisaalta, jos kausi on erityisen hidas, sinun ei tarvitse pitää huddlesia niin usein ja keskittyä pitämään vähemmän, mutta pidempiä kokouksia yrityksen strategian suuntaamiseksi. Riippumatta siitä, kuinka monta päivää valitset pitää joukkueen huddle viikossa, sen pitäisi olla niin säännöllinen kuin voit tehdä, ainakin kyseisellä kaudella. Jos työskentelet tietyn projektin parissa, voit ehkä pitää joukkueen huddlesia joka aamu. Kun hanke päättyy, voit palata joukkueeseen kaksinkertaisesti tai kolme kertaa viikossa.

Mieti, miten järjestetään kokouksia yritykselle, jossa on suuri määrä työntekijöitä. Jos työntekijät eivät ole pelkästään lukuisia, vaan myös eri osastoihin segmentoituja, on ehkä hyvä, että useampi kuin yksi harrastus, jokainen eri kellonaikana ja eri osastolla. Kun suunnittelet huddlessi näin, se helpottaa kaikkien mahdollisuuksia puhua huddlesin aikana. Jos työskentelet esimerkiksi ohjelmistoyrityksessä, voit järjestää erilaisia ​​tiimiharjoituksia markkinointiosastolle, asiakaspalveluosastolle ja suunnittelutiimille.

Team huddles on tarkoitus pitää niin lyhyessä ajassa kuin mahdollista, eikä niiden pitäisi kestää liikaa aikaa työpäivästä. Jokaisella yritykselläsi on oma työ. Huddle'n pitäminen koko ajan on varmistaa, että jokainen on samalle sivulle, mitä heiltä odotetaan. Siitä huolimatta joukkueen huddle ei saa kestää liian kauan. Mikä tahansa yli 20 minuutin kuluttua alkaa tuntea kuin arkipäiväinen kokous, ja joukkueen harhautuminen tyhjentää joukkueen energian kuin elvyttää niitä.

Varmista, että asetat tiimin aikarajoituksia, ja tee parhaansa, jotta et riko näitä rajoja. Se auttaa olemaan kutsumatta "kokousta" missään olosuhteissa. Kun alat kutsua sitä kokoukseksi, se alkaa tuntua. Ryhmäharjan koko piste on olla lyhyt ja tehokas tavalla, joka rikastuttaa yrityksen tuottavuutta.

Ole mahdollisimman yhdenmukainen tiimin huddlesissä. Sinulla on oltava tietty kellonaika, jolloin joukkueen harhautuminen pidetään, ja tietty aika, jonka aikana joukkueen harrastus pidetään. Ajatuksena on kääntää huddle joukkueesi tavaksi. Työntekijöiden on tiedettävä, että tiettyyn aikaan tiettyyn aikaan tulee sotkeutua ja tämä on säännöllinen tapahtuma

Yleensä paras aika on aamulla. Huddle voi tapahtua heti, kun työntekijät kävelevät toimistoon. Voit myös pitää sen noin tunnin kuluttua siitä, kun kaikki ovat asettuneet työhönsä. Voit myös pitää sen juuri ennen lounasta. Riippumatta siitä, mihin aikaan päätät pitää sen, sen pitäisi mieluiten olla aamulla. Pidä sitä missä tahansa muussa ajassa ja huddle voittaa oman tarkoituksensa, joka on saada kaikki samalla aallonpituudella siitä, mitä heiltä odotetaan tulevana päivänä.

Mitä minun pitäisi keskustella aamupäivissä?

Ei ole kiinteää luetteloa päivittäisistä huddle-aiheista, joista sinun pitäisi keskustella aamutyöryhmänne harrastamisesta. Käsiteltävät aiheet riippuvat tietenkin yrityksesi erityispiirteistä. On kuitenkin olemassa joitakin asioita ja ohjeita, joita sinun pitäisi noudattaa, kun pidät tiimiä, jotta se pysyy asianmukaisena.

Jokaisen pitäisi saada mahdollisuus

Sinun täytyy varmistaa, että jokaisella on mahdollisuus puhua tiimin aikana. Salli kaikkien tiimin jäsenten antaa lyhyt yhteenveto siitä, mitä he työskentelevät päivän, niiden erityistyön tilan ja mahdollisten esteiden suhteen. Tämä tuo tiimisi lähemmäksi, ja se auttaa myös ihmisiä saamaan mukanaan kysymyksiä ja kysymyksiä.

Epäilemättä jotkut tiimisi jäsenistä ovat hieman vähemmän puhuttavia kuin toiset. Jos huddle-ominaisuuden luonne ei riitä korjaamaan sitä, ota sitten käyttöön jonkinlainen prosessi, joka varmistaa, että jokainen puhuu, kuten saada jokainen sana sanomaan ympyrään. Voit jopa tehdä siitä hieman hauskaa ottamalla pallon, jonka heität eri tiimin jäsenille. Jos pallo heitetään joukkueen jäsenelle, heidän täytyy puhua.

Kaikkien pitäisi seisoa sotkeutumiseen

Huddle ei ole paljon sotkua, jos ihmiset eivät kestä. Joka tapauksessa seisominen tekee tiimin jäsenistä enemmän hälyttäviä. Se luo myös sellaisen paineen, jota tarvitset kokouksen pitämiseksi lyhyenä. Kukaan ei halua seisoa yli 15 minuutin ajan, ja se työntää sitä. Pidä se miellyttävänä kaikille, pitää kaikki lyhyt ja makea. Sinun pitäisi myös selventää, mitä joukkue ei ymmärrä ja varmista, että jokainen on samalla sivulla.

Älä käytä Huddlesia hankkeiden suunnitteluun tai neuvottelujen suorittamiseen

Aamupäivä ei ole aika suunnitella hankkeita tai neuvotella. Kyse on tänään, joten sinun on keskityttävä päivän tapahtumiin. Toisin sanoen, ei ole vielä mitään vikaa koskien muutamia meneillään olevia kysymyksiä. Älä vain mene syvälle. Jos todella tarvitset, aikatauluta kokous myöhemmin huddlein aikana.

Älä poista aihetta

Koska ajan pitäisi olla lyhyt, älä poista aihetta. Joukkueessa saattaa olla yksi tai useampia jäseniä, jotka pyrkivät kiistelemään aiheita, jotka ovat tangentiaalisia keskustelun esityslistalle. Tällaisten tilanteiden välttämiseksi on jonkinlaista sovittua ääntä tai merkkiä, jota käytät kertomaan jollekin, että he ajavat pois aiheesta. Se voisi jopa olla hauska ääni puhelimessasi.