Kaksi suurinta uhkaa projektinhallinnassa

Projektinhallintaan kuuluu kaikkien monimutkaisen hankkeen toteuttamiseen tarvittavien tehtävien suunnittelu ja toteutus. Projektipäälliköt määrittävät tehtävät, kohdentavat resursseja ja valvovat edistymistä kaikissa hankkeen elinkaaren pisteissä. Kaksi suurta paineita uhkaa jatkuvasti projektipäälliköitä: aikaa ja budjetteja. Kaksi suurinta uhkaa projektinhallinnassa tänään on, että hanketta ei saada päätökseen ajoissa tai se toteutetaan odotettua korkeammalla kustannuksella. Näiden uhkien kohtaaminen voi lisätä menestystäsi projektipäällikkönä, yrittäjänä tai jopa yksittäisenä avustajana.

Aika

Aikataulun pysyminen voi olla ratkaisevaa tietyissä projekteissa, kuten markkinointikampanjoissa tai tuoteselostuksissa, joissa määräajan puuttuminen voi tuhoaa hankkeen tuotoksen odotetun suorituskyvyn. Monimutkaisten hankkeiden ajoissa pitäminen aiheuttaa lukuisia ja meneillään olevia haasteita kaikkiin suuntiin, mikä tekee siitä ensisijaisen tärkeän hankkeen johtajille. Suurten projektien monimutkaisuus luo lukuisia aikapaineita erilaisille tehtäville, joista osa ei voi alkaa ennen kuin muut ovat päättyneet hankkeen yleisen aikataulun lisäksi.

talousarvio

Taloudellisten tulosten pitäisi olla lopullinen tavoite riippumatta siitä, onko kyseessä sisäinen ohjelmistokehityshanke, kansainvälinen laajennus tai yrityksenlaajuinen koulutusohjelma. Budjetit auttavat johtajia ymmärtämään minkä tahansa hankkeen odotetut taloudelliset vaikutukset tunnistamalla niihin liittyvät kustannukset. Talousarvion alle jääminen on välttämätöntä, jos taloudellisten vaikutusten arviot pysyvät luotettavina. Budjetin meno suoraan syö pois kannattavuudesta, jonka projekti on suunniteltu luomaan.

Ajanhallintatyökalut

Kriittisen polun menetelmä voi auttaa projektipäälliköitä tasapainottamaan hankkeen kaikkien alitehtävien aikavaatimuksia ja rajoituksia. Tässä menetelmässä prosessien työnkulun kaaviot kuvaavat kutakin tehtävää useissa rinnakkaisissa solmujen sarjoissa, mikä osoittaa materiaalien ja resurssien tarvittavan virtauksen riippumattomien tehtävien avulla. Kukin solmu näyttää lyhyimmän ja pisimmän mahdollisen loppuunsaattamisajan vastaavaan tehtäväänsä, ja suunnittelijat käyttävät näitä aikakehyksiä laskemaan varhaisimmat ja viimeisimmät loppuunsaattamisajat kunkin tehtävän osalta suurempien projektien aikajanojen perusteella. Jos peräkkäisten tehtävien sarjalla ei ole eroa aikaisimman ja viimeisimmän mahdollisen valmistumisajan välillä, sen sanotaan olevan "kriittinen polku", joka osoittaa, että sarjan on ehdottomasti pysyttävä ajoissa, jotta projekti kokonaisuudessaan päättyy ajoissa. Gantt- ja Project Assessment Review Technique -kartat tarjoavat muita tapoja kartoittaa kriittisen polun menetelmäkäsitteitä hieman eri tavoin. Yksittäisen kaavion tyyppi ei ole paras - ihanteellinen kaavio sinulle riippuu siitä, miten haluat käsitellä visuaalisia tietoja.

Tehokas budjetointi

Budjetointi muuttuu ennustettavammaksi, koska yritys toteuttaa samankaltaisia ​​hankkeita useammin, mutta pienyritysten projektipäälliköillä ei usein ole ylellisyyttä laajoista aiemmista tiedoista. Perusteellisuus ja yhteistyö ovat tehokkaan budjetoinnin olennaisia ​​osia. Ole perusteellinen rikkomalla kaikki projektin osat pienimmistä tehtävistä ja analysoimalla kunkin tehtävän odotettavissa olevat kustannukset, mukaan lukien työvoiman kustannukset, työkalut, kulutusmateriaalit ja hajautettu hankkeen yleiskustannukset. Ole yhteistyössä, kun etsit mahdollisimman monta eturivin työntekijää ja johtajaa saadaksesi tarkimmat tiedot todellisista kustannuksista. Rakenna pehmustusta budjettisi kaikkiin alueisiin, jotta sinulla on tilaa hengittääksesi odottamattomien kustannusten varalta.