Ylhäältä alaspäin suuntautuva lähestymistapa projektinhallintaan

Hanke koostuu joukosta tehtäviä, jotka on täytettävä. Voit järjestää nämä tehtävät aloittamalla suurimmat ja hajottamalla ne pieniksi tehtäviksi. Voit määrittää pieniä tehtäviä ja hallita niiden määräaikoja helpommin kuin suuria tehtäviä. Jos esität hankkeen yksityiskohtaisesti, määräajat, suoritteet ja yksittäiset tehtävät tulevat näkyviin. Tällainen ääriviiva voi toimia viitteenä, jolla voit pitää sinut radalla.

Organisaatiokaavio

Suunnittelusi voi näyttää samalta kuin yrityksen organisaatiokaavio, jossa on suurimmat tehtävät, joita seurataan yhä monimutkaisemmilla tehtävillä. Jos haluat, voit käyttää Gantt-kaaviota. Tässä kaaviossa luetellaan hanketoiminnot ja kuvataan näihin toimintoihin liittyvät tulokset. Voit määrittää jokaisen toiminnan aloitus- ja loppupäivämääräksi. Käytätkö organisaatiokaaviota tai Gantt-kaaviota, ajatus on ajatella pienempiä tehtäviä, jotka johtavat suurempiin tehtäviin ja määrittävät määräajat loppuun.

Tärkeimmät tehtävät

Projektissasi voi olla useita tärkeitä tehtäviä. Esimerkiksi uuden ohjelmiston käyttöönottohanke voi sisältää tehtäviä, kuten ohjelmistojen ohjelmoinnin, testauksen, tarkistamisen ja toteuttamisen. Nämä voivat olla kunkin sarakkeen otsikot. Jos tärkeimmät tehtävät ovat riippuvaisia ​​toisistaan, voit asettaa ne järjestykseen niin, että tulee selväksi, että toinen johtaa toiseen, kuten silloin, kun tarkistus edeltää toteutusta.

Yhteenvetotehtävät

Yhteenvetotehtävät ovat keskisuuria saavutuksia. Näihin kuuluu useita pienempiä tehtäviä, jotka on saatu päätökseen. Esimerkiksi laajennushankkeessa voi olla yhteenvetotehtäviä, joihin sisältyy uusien neljännesvälien viimeistely ammattiin, uusien laitteiden tilaaminen ja vastaanottaminen sekä apuohjelmien luominen uudelle paikalle. Jokainen näistä yhteenvetotehtävistä sisältää monia toimia, ennen kuin ne voidaan suorittaa, ja ne johtavat uuden tehtävän avaamiseen.

Työpaketit

Tehtävän lopussa olevat tehtävät ovat todellisia työtehtäviä. Voit nimetä tietyt kohteet, jotka sinun täytyy toimittaa, selittää, kenen on täytettävä ne ja määrättävä määräajat. Voit tarkistaa kaaviosta tehdyt työtehtävät, joiden avulla voit seurata projektin etenemistä. Ohjeesi näyttää, kuinka jokainen pieni tehtävä edistää projektin toteuttamista ja auttaa sinua havaitsemaan mahdolliset ongelmat. Jos esimerkiksi ratkaisevaa tehtävää ei saada päätökseen määräajassa, näet heti, mitä myöhempää tehtävää on aloitettava myöhemmin, koska se riippuu ensimmäisestä tehtävästä.