Kokouksen pöytäkirjan kirjoittamisen vaiheet

Kokouspöytäkirjat ovat tärkeitä osallistujille ja muille liike-elämän sidosryhmille, jotka luottavat niihin tekemään päätöksiä ja ryhtymään toimiin, joten pöytäkirjat olisi tallennettava johdonmukaisesti ja ammattimaisesti. Jos yrityksesi ei ole ottanut käyttöön räätälöityä menetelmää, voit käyttää vakiomuotoa tehokkaiden ja hyödyllisten minuuttien tallentamiseen.

Valmistautuminen pöytäkirjaan

Kokoukseen valmistautuminen sisältää kokouksen, edellisen kokouksen pöytäkirjan, kokouksessa käsiteltävät asiakirjat ja nauhurin. Saatat joutua toimittamaan nämä kohteet henkilölle, joka kirjoittaa kokouksen pöytäkirjat. Kokouksen tallentaminen on hyödyllistä, jotta tallennus voidaan viitata yksityiskohtiin ja selventää tietoja myöhemmin. Pöytäkirjaa voidaan tallentaa paperille tai kannettavaan tietokoneeseen.

Kirjoituspöytäkirjojen perusteet

Kokouksen tarkoitus ja sen johtava henkilö on kirjoitettava asiakirjan yläreunaan. Pöytäkirja sisältää perustiedot, kuten kokouksen päivämäärän, paikan ja ajan. Osallistujien nimet on kirjattava; jokainen, joka saapuu myöhään tai lähtee aikaisin, tulee huomata. Kokouksen aikana kaikki tärkeä on kirjattava aikajärjestyksessä. Tämä sisältää tyypillisesti keskeiset päätökset, seuraavat vaiheet ja toimet, joista osallistujat ovat sopineet. Ei ole tarpeen tallentaa jokaista sanaa, vain tärkeitä tietoja yhteenvetona. Epävarmuustekijät selvitetään parhaiten kokouksen aikana.

Pöytäkirjojen kirjoittaminen

Kokouspöytäkirjat valmistellaan jakelua varten. Pyydä heitä kirjoittamaan lukijaystävällisessä muodossa jakelua varten. Varmista, että poikkeamat tai kysymykset selvitetään ennen kuin minuutit jaetaan viittaamalla nauhalle tai menemällä suoraan lähteeseen. Monet organisaatiot vaativat, että joku, jolla on valtuudet, hyväksyy pöytäkirjan ennen jakelua. Pöytäkirjat allekirjoitetaan yleensä "Lähettäjä" ja kirjoittajan nimi ja päivämäärä. Malli voi helpottaa muistiinpanojen tekemistä tulevaisuudessa. Osallistujat ja kuka tahansa, jonka odotetaan ryhtyvän toimiin, saavat minuutin nopeasti.

Vihjeitä ja vihjeitä

Sinun nimenneesi minuuttisi kirjoittajan tulisi istua kokouksen johtavan henkilön vieressä, jotta hän voi helposti selventää keskusteltuja tietoja. Jos tiedot ovat saatavilla, luettelon osallistujista voidaan koota etukäteen, jotta nimet voidaan tarkistaa roolipuhelun aikana sen sijaan, että lähetettäisiin kirjautumissivu huoneen ympärille. Sivunumeroiden lisääminen minuutteihin pitää ne järjestyksessä. Huomautuksissa olisi keskityttävä toimiin; tunteet pitäisi jättää pois. Kaikki mainitut asiakirjat on liitettävä pöytäkirjaan alkuperäisessä muodossaan. Pöytäkirjassa ei ole paikkoja mielipiteitä, tuomiota tai kritiikkiä varten.