Liiketoimintakonferenssin esittely

Yrityskonferenssin tuottaminen on erinomainen tapa tuoda yhteen yrityksen tai toimialan ihmisiä, jakaa ideoita ja oppia uusia suuntauksia ja mahdollisuuksia. Se on tilaisuus jakaa parhaita käytäntöjä ja rakentaa suhteita samanhenkisten ihmisten välille. Konferenssin järjestäminen on monimutkainen sitoumus, johon voi sisältyä kuukausien suunnittelua sen varmistamiseksi, että tapahtuma on onnistunut.

Valitse teema

Teeman valinta on tärkeä prosessi, jota ei toteuteta ilman harkintaa. Parhaat konferenssit ovat sellaisia, jotka kattavat oikea-aikaisen konseptin tai ajatuksen, joka on osallisena osallistujienne kanssa. Konferenssissa, jonka otsikko on "Sosiaalisen median käyttö yrityksesi parantamiseksi", tulee todennäköisesti enemmän ihmisiä kuin "Yrityksen parantaminen". Samoin sisäinen myyntikonferenssi nimeltä "Kuinka taata bonuksen saaminen tänä vuonna" on voimakkaampi kuin "vuotuinen myyntikokous".

Määritä budjetti

Suunnittelua ei voi toteuttaa ennen kuin budjetti on määritetty. Jos tapahtuma on vuosittainen asia, voit käyttää lähtökohtana aiempien konferenssien todellisia kustannuksia. Muista, että tietyt kustannukset, kuten huonevuokraus, kaiuttimien maksut ja A / V-laitteet, ovat kiinteät, kun taas matka-, hotelli- ja ateriakulut johtuvat osallistujien määrästä.

Valitse Kaiuttimet

Yrityskonferenssin tärkein osa on valita oikeat kaiuttimet. Valitse puhujat, jotka puhuvat parhaiten teeman ihanteista ja jotka tekevät sen dynaamisesti. Jos mahdollista, aiot osallistua tapahtumaan, johon he osallistuvat. Jos tämä ei ole mahdollista, katso, voitko katsella videota verkossa. Jos konferenssi on sisäinen tapahtuma, valitse dynaamiset persoonallisuudet puheenvuoroja varten tai toimia MC: nä. Jos joku pakollisista osallistujista, esimerkiksi yhtiön toimitusjohtaja tai talousjohtaja, ei ole mielenkiintoinen tai dynaaminen esittelijä, harkitse heidän esittämään tietojaan "talk-show" -muodossa, jossa toinen henkilö kysyy heiltä kysymyksiä.

Valitse Sijainti

Oikean sijainnin valinta konferenssille on myös tärkeää. Voit aloittaa haun määrittämällä, kuinka monta henkilöä odotat osallistuvan. Pidä mielessä tämä määrä mielessäsi, millaista tunnelmaa etsit. Onko se muodollinen konferenssi tai rento perääntyä? Haluatko pysyä kaupungin ympäristössä tai suunnata pois kaupungista, jos haluat rentoutua. Tältä osin harkitse, tarvitsevatko osanottajat hotellimajoituksen tai kuljetuksen paikalle ja onko suunnitellun sosiaalisen tapahtuman.

Audio- / videotuotanto

Mikään ei voi pilata yrityskonferenssia nopeammin kuin huono äänijärjestelmä tai videoprojektori. Tapahtuman koosta riippuen saatat tarvita tuotantoyrityksen palveluja. Nämä ammattilaiset voivat auttaa varmistamaan, että tapahtuma on onnistunut, mutta lisää huomattavasti kustannuksia. Hanki kolme tarjousta ja tapaa yrityksen edustaja henkilökohtaisesti. Hotelli- tai konferenssitiloissa olevat "ensisijaiset toimittajat" ovat tyypillisesti paljon kalliimpia kuin ulkopuolinen yritys. Jos ne eivät ole yksinoikeudella toimittajia, hanki muita lainauksia.

Ruoka ja juoma

Konferenssin pituudesta riippuen sinun on todennäköisesti annettava ruokaa ja juomia osallistujillesi. Valikkojen valintaa ohjaa ensisijaisesti budjetti. Kiinnitä huomiota sellaisten esineiden kuten kahvin, virvoitusjuomien ja välipalojen hintaan. Monet hotellit ja kongressikeskukset tarjoavat suhteellisen edullisia aterioita, mutta veloittavat jopa 7 dollaria kupin kahvia.

Käytä ohjetta

Määritä vapaaehtoisia tai henkilökuntaa tiettyihin keskeisiin rooleihin. Yhden henkilön tulisi olla vastuussa puhujista ja varmistaa, että he tietävät, mitä heiltä odotetaan, että matka-asunnot on järjestetty, että niiden materiaalit ladataan oikeaan kannettavaan tietokoneeseen tai muuhun laitteeseen ja että mikrofonit ja muut laitteet on asennettu niiden käyttöön. Määritä joku osallistuvien henkilöiden hallinnan roolista, ja toinen henkilö on määrätty käsittelemään paikan henkilökuntaa, ateriapalveluita ja tuotannon tukea.