Laskentataulukon valmisteluvaiheet

Pienyritysten omistajat ymmärtävät, että laskentataulukon luominen varmistaa, että yhtiön tilinpäätöksen kehittämiseen liittyvät tehtävät tulevat paljon helpommiksi. Työarkit auttavat myös tilintarkastajia varmistamaan, että näiden lausuntojen tiedot ovat tarkkoja ja ajantasaisia. Jokainen työarkkien osa on jaettava maksu- ja luotto-sarakkeisiin. Kunkin osion debit- ja luotto-sarakkeiden kokonaissumman on oltava sama, jotta voidaan tarkistaa kirjanpitoprosessin tarkkuus.

Tilit ja kokeilutase

Taulukon vasemmassa sarakkeessa on luettelo tilistä, joita yritys seuraa tietueistaan. Tilit luetellaan laskentataulukossa tietyssä järjestyksessä: varat, velat, oma pääoma, tulot ja kulut. Koska kirjanpitäjä luettelee jokaisen laskentataulukon kohteen, hän sisällyttää myös sen "koetasapainon". Kokeilun tasapaino on jokaisen merkinnän oikaisematon saldo. Omaisuus- ja kulukirjaukset ovat debit-sarakkeessa, kun taas vastuu-, pääoma- ja tulomäärät kirjataan luotto-sarakkeeseen. Kokeilutasapaino tarkistaa myös kaksoismerkintäjärjestelmässä olevat matemaattiset virheet, joissa sama määrä kirjataan veloitus- ja luotto-sarakkeisiin tapahtuman tallennuksen yhteydessä.

Säädöt ja oikaisututkimus

Kokeilun tasapainoarvot vaativat usein oikaisuja, jotta ne vastaavat tarkkoja arvoja. Seuraavissa kahdessa laskentataulukossa on kunkin säätöjen määrä ja säädetty koetasapaino. Säätöprosessi aloitetaan tarkistamalla jokaisen tilin saldo korjaamattomien kokeilutaseiden sarakkeissa. Jos tarkastuksessa ilmenee, että tilien saldot ovat epätarkkoja, nämä saldot muutetaan järkevämmiksi määriksi. Jos esimerkiksi yrityksen tulojen koetasapaino näyttää 47 000 dollaria, mutta tämä saldo ei vastaa viime viikon 3000 dollarin myyntiä, laskentataulukossa näkyy 3000 dollarin oikaisu tuloihin ja 50 000 dollarin tarkistettu kokeilutasapaino.

Tuloslaskelma

Taulukon tuloslaskelman osa kuljettaa tulo- ja kustannusrivejä oikaistusta kokeilutaseesta. Kuluihin voi sisältyä työntekijöiden palkat, laitteiden poistot, mainoskulut ja korkokulut. Jos tulojen määrä ylittää kaikkien kulujen kokonaismäärän, erotus kirjataan veloituspylvääksi "nettotuloksi". Jos kulut ylittävät tulot, erotus kirjataan luottolomakkeeseen "nettotappiona". Tulojen ja tappioiden kirjaaminen varmistaa, että veloitus- ja luotto-sarakkeiden kokonaissummat ovat yhtä suuret.

Osakeselvitykset

Työarkin seuraavassa osassa esitetään omistuspääomaraportteissa käytetyt määrät. Tämä selvitys osoittaa, mitä muutoksia omistuspääomassa tapahtui kirjanpitoaikana. Tämä lausunto tunnetaan nimellä "Omistajan oma pääoma", "Tilinpäätöstiedote" tai "Osakkeenomistajien oma pääoma" riippuen yhtiön omistusrakenteesta. Tämä jakso välittää nettotulot ja kertyneet voittovarat jakson alussa luotto-sarakkeessa, kun sidosryhmille jaetaan debit-sarakkeessa. Näiden kahden sarakkeen välinen erotus edustaa jakson lopun voittovaroja.

Tase

Laskentataulukon viimeisessä osassa näkyvät summat, joita käytettiin taseen tuottamisessa. Nämä määrät sisältävät varat, velat ja lopetetut voittovarat. Varojen ja velkojen välinen erotus osoittaa yhtiön nettovarallisuuden, joten taseen loppusumma vastaa kokonaisvelkojen ja omistuspääoman summaa. Yhtiön taseessa olevien määrien tarkkuus on olennainen tekijä sen taloudellisen tilanteen määrittämisessä. Taulukossa esitetyt valmistelut ja laskelmat auttavat kirjanpitäjiä toimittamaan tarkkoja tietoja, antamaan lainanantajille mahdollisuuden arvioida yrityksen luottokelpoisuutta ja antaa yrityksille omistajilleen tarvittavat tiedot älykkäiden päätösten tekemiseksi.