Palkkakierroksen vaiheet

Yrityksellä on oltava palkkahallintaprosessi, jolla varmistetaan, että työntekijät saavat oikean palkan ajoissa. Vaikka tarkat palkanlaskentamenetelmät vaihtelevat yrityksen mukaan, peruspalkkiojakso kattaa tehtävät, joita useimmat yritykset joutuvat tekemään palkanlaskennan käsittelyyn. Palkkasummien käsittelyn laajuus ja taajuus riippuvat monista tekijöistä, mukaan lukien liiketoiminnan koosta ja maksukierroksesta.

Tietojen päivitys

Palkkasummien järjestelmänvalvojan on lisättävä uusia tai tarkistettava olemassa olevia työntekijätietoja ennen palkanlaskennan suorittamista. Esimerkiksi järjestelmänvalvojan on luotava työntekijän palkanlaskentaprofiili uudelle vuokralle. Profiili sisältää hänen henkilökohtaiset tiedot, kuten sosiaaliturvatunnuksen ja maksutiedot, verotiedot ja ennakkomaksut, kuten sairausvakuutusmaksut. Jos olemassa olevalla työntekijällä on ollut muutoksia, kuten uusi palkkataso, järjestelmänvalvojan on tehtävä nämä muutokset ennen palkanlaskennan suorittamista.

Ajan laskeminen

Järjestelmänvalvojan on laskettava työntekijöiden työaika maksutarkoituksiin käyttäen yrityksen ajankäytön menetelmää. Jos ajanotto on manuaalinen, järjestelmänvalvojan on lisättävä tunnit yhdessä. Jos yritys käyttää automaattista ajanottoa, tällainen sähköinen aikakortti, tuntien hyväksymisestä vastaavan henkilön on yleensä vain vahvistettava, että näytetty aika on oikea palkkahallinnassa ja korjaa virheet ennen lopullista hyväksyntää.

Etu- ja vähennyshakemus

Sähköisellä palkkajärjestelmällä on tavallisesti sovellettavat etukäteen maksettavat etuudet, kuten hammaspalkkiot, liittovaltion ja paikalliset verot ja palkkatasot. Kun vastuuhenkilö tarkistaa työntekijän työajan, palkkasummajärjestelmä laskee nettopalkansa käyttäen syötettyjä lukuja. Palkkasummien järjestelmänvalvojan on selvitettävä nämä laskelmat itse, jos palkanlaskentajärjestelmä on manuaalinen, käyttäen työntekijän tiedostoista tai yrityksen palkanlaskennasta saatuja tietoja.

Maksun käsittelyn vahvistus

Järjestelmänvalvoja tarkistaa suoran talletuksen tai palkkamäärät vahvistamaan, että kaikki tiedot ovat oikein, kun palkanlaskenta on asetettu. Hän vahvistaa määrät toisen kerran suoran talletuksen lähettämisen tai työntekijöiden tarkastusten tulostamisen jälkeen. Järjestelmänvalvoja voi yleensä tulostaa tai tarkastella raportteja, jos palkanlaskenta on automatisoitu. Manuaalista palkkahallintoa suorittavan henkilön on tarkistettava käyttämällä soveltuvaa menetelmää, kuten suoran talletuksen vahvistamista yhtiön pankin kanssa.

Kirjanpito

Järjestelmänvalvojan on käsiteltävä muita palkanlaskentaan liittyviä asioita, kuten pidätettyjen verojen tallettaminen oikeaan paikkaan, kun työntekijät saavat palkkansa. Seuraava riippuu yrityksen palkanlaskentakäytännöistä. Esimerkiksi yritys voi lähettää palkkaselvityksiä ja pidättää verot kolmannelle osapuolelle, jonka he ovat palkkineet käsittelemään verotalletuksia ja maksuja.