Hankintojen sisäisen valvonnan vaiheet

Joten ajattelitte, että kuukausittaisten laskujen tarkasteleminen asunnonomistajana toimitti kaikki järjestelmän aiheuttamat iskut. Sitten sinusta tuli pienyrityksen omistaja ja huomasit, että iskut saattavat olla ohuempia kuin luulit. Täällä on toimistotarvikealan toimipisteestä peräisin oleva kuitti. siellä on huolestuttava lasku yritykseltäsi. Ja miksi näet juuri toimitetun paketin kylttiyritykseltä, kun sinulla on jo runsaasti merkkejä varastosta? Huomaat, että paketin laskussa on hymiö, mutta et hymyile. Eikä se ole siksi, että sisäinen iskunvaimennin on epäkunnossa. Todennäköisesti se on sisäinen valvonta ostoksille ja veloille, jotka tarvitsevat virityksen. Voit ryhmitellä uudelleen seitsemän hankintaohjauksen parhaita käytäntöjä. Ehkä olet jo tekemässä joitakin näistä asioista - mutta saatat laskea muutamiin ideoihin, jotka pehmentävät kuukausittaisen laskun tarkistuksen istunnon vakavuutta.

Noudata näitä ostotoiminnan parhaita käytäntöjä

  • Pidä yrityksesi taloudet erillään henkilökohtaisista varoista. Saatat olla yllättynyt siitä, kuinka monta pienten yritysten omistajia ei. Joskus he ovat kiire ja eivät vain ajattele, eli käyttävät henkilökohtaisia ​​luottokorttejaan yritystarvikkeiden ostamiseen. Tämä voi kuitenkin poistaa osakeyhtiön rakenteen tarjoamat suojaukset. IRS on nirso ostamisen valvonnan parhaista käytännöistä, mikä edellyttää, että yrityksen tulot ja verovähennykset pidetään erillään.
  • Laita joku vastuussa. Sisäisen valvonnan asettaminen hankintaprosessiin alkaa toimeenpanopäätöksen tekemisestä ja koko ostojärjestelmästä vastaavan henkilön asettamisesta: varaston hallinta; myyjien valitseminen; ostot; ostojen tarkastaminen; maksuja. Se kasvattaa vastuuvelvollisuutta ja tekee kuukausikatsauksestasi vähemmän shokkia.
  • Hallitse varastosi. Osa syy siihen, että merkkien laatikko avaa oven, on se, että tilauksen tehnyt henkilö ei tarkistanut olemassa olevaa varastoa. Sisäisen valvonnan luominen hankintaprosessiin riippuu varastonhallintajärjestelmän luomisesta. Onneksi on monia integroituja online-järjestelmiä, joiden avulla voit seurata varastoja, myyntiä ja toimituksia.
  • Muodosta hankintapolitiikka. Olet pomo, joten sinun on päätettävä, kenellä on valtuudet tehdä ostoksia, valita toimittajia, asettaa sopimusehdot ja laadunvalvontatoimenpiteet sekä arvioida toimittajia. On tärkeää laatia politiikka ennemmin kuin myöhemmin, muistaa, että voit - ja sinun pitäisi - muuttaa ja päivittää käytäntöäsi sopivaksi.
  • Integroi ostotilauksen järjestelmä. Ostorekisterissä on laskusta poiketen pääasiassa sopimus tavaran ostamisesta tietyllä hinnalla ja tietyin ehdoin. Lasku on maksupyyntö. Ostotilaus antaa sinulle parhaan mahdollisuuden tarkastella ostoksia, jotka voivat olla kaksinkertaisia ​​tai jopa tarpeettomia. Ostohenkilöstö tietää, että se vastaa PO: ia mukana toimitetulla laskulla vahvistamaan ostosten ja velkojen sisäistä valvontaa.
  • Tee poikkeus suurille tai toistuville ostoksille. Näissä tapauksissa kirjoita sopimus ostotilauksen sijaan. Tämä voi auttaa sinua neuvottelemaan määrästä tai ”usein ostajan” alennuksista. Jälleenmyyjät laajentavat tällaisia ​​sopimuksia todennäköisemmin, kun he tietävät, että liiketoiminta on varmasti tulossa.
  • Valitse toimittajat viisaasti. Vertaa paitsi niiden hintoja ja alennuksia myös maksu- ja luottoehtoja sekä niiden palauttamispolitiikkaa. Varmista, että et ole sitoutunut automaattiseen uudistamiseen kerran vuodessa; pyydä uusi vaihtoehto. Odottaa, että myyjä-poolin ylläpito on käynnissä, kun uudet toimittajat saapuvat paikalle vie for your business.

Huolimatta parhaista pyrkimyksistänne tehdä ostoksia ja velkoja koskevia sisäisiä valvontatoimia, voi tulla aika hankkia ostoasiantuntija, varsinkin jos ostotarpeesi ovat monimutkaisia ​​tai hankalat tai oma hankintapäällikkö tuntuu hukkuneena. Vaihtoehtoisesti American Purchasing Society voi tarjota apua - niin kauan kuin sinusta tulee jäsen. Joka tapauksessa ostonhallinnan parhaiden käytäntöjen ei pitäisi välttää sinua; vain takapaneelissa pitäisi jättää taloudelliset häiriöt.