Vaiheet palkanlaskentaprosessin ensimmäisessä vaiheessa

Palkkamenettelyn aloittaminen jokaiselle yritykselle alkaa asianmukaisten asiakirjojen saamisesta työntekijöiltä. Henkilöstöosasto välittää sisäisen lomakkeen tai jäljennöksen hyväksytystä tarjouskirjeestä, jossa on asianmukaiset paperityöt palkkaosastolle. Kun tämä prosessi on vahvistettu loppuun, työntekijätietojen tallentaminen voi alkaa ja palkka-ajan laskelmat voivat alkaa. Kaikki nämä tiedot säilytetään tiukasti luottamuksellisella, tietoon perustuvalla pohjalla ja tallennetaan lukon ja avaimen alle.

Työllisyyden tukikelpoisuuden tarkistaminen

Palkkahallinnon osastossa työllistymiskelpoisuuslomaketta kutsutaan usein I-9-lomakkeeksi. Jokaisen palkattua työntekijää on täytettävä tämä lomake ja toimitettava tukiasiakirjat, jotka osoittavat, että heillä on oikeus työllisyyteen Yhdysvalloissa. Yhdysvaltain kansalaisuus- ja maahanmuuttovirastojen latauksena I-9-lomakkeessa vaaditaan kaksi todennettavissa olevaa tunnistamismuotoa ennalta määritellystä hyväksyttävän tunnistamisen luettelosta. Yhdysvaltain työnantajien on säilytettävä I-9-tiedosto työntekijän palkka- tai henkilöstötiedostoon. Työnantajan on tarkistettava esitetyt tunnistamismuodot ja varmistettava legitiimiys. Lomakkeet on säilytettävä yhdellä vuodella sen päättymisen jälkeen tarkastettavaksi Yhdysvaltain valtuutettujen virkamiesten pyynnöstä.

Verovähennysten määrittäminen

Työntekijät täyttävät W-4-lomakkeen, kun he ovat hiljattain palkattuja tai muuttavat verovähennyksiä ja antavat sosiaaliturvatunnuksensa palkkasummalle. Tämä lomake säilytetään tiedostoissa palkanlaskennan kanssa ja se vaatii yleensä vuosittaisen päivityksen, ellei muutoksia tehdä. On hyvä ajatus, että työntekijät tarjoavat päivitetyt W-4-lomakkeet, kun sisäinen tuloviranomainen päivittää lomakkeen, joka on saatavilla sen verkkosivuilta. Työntekijät suorittavat laskentataulukon laskentapohjaisten päästöoikeuksien määrittämiseksi ja allekirjoittavat sen ja ilmoittavat sen ennen palkanlaskennan tai henkilöstöresurssien muuttamista. Tällä lomakkeella palkkahallinnon yksikkö voi määrittää palkkojen vähennysten laskennassa vähennysten lukumäärän ja työntekijän yksittäisen tai naimisissa olevan aseman.

Tarjouskirje

Yrityksen sisäisestä rakenteesta riippuen henkilöstöosaston tai työntekijän johtaja toimittaa kopion allekirjoitetusta tarjouskirjeestä tai muusta lomakkeesta palkkahallinnon tarjoamiseksi työntekijän asemalla, työntekijän tunti- tai kuukausipalkalla sekä etuuksilla, joista työntekijä on oikeutettu. Tässä lomakkeessa tai kirjeessä on ilmoitettava, onko työntekijä vapautettu verosta tai vapautettu siitä, koska työntekijät, joille ei myönnetä veroa, voivat saada ylityötä. Vapautetuille työntekijöille ei pitäisi jättää aikakortteja, ja palkka lasketaan samoin jokaiselle päättyneelle palkka-ajanjaksolle.

Tallenna tiedot

Kun kaikki asianmukaiset asiakirjat on saatu, niille yrityksille, jotka käyttävät palkkahallinto-ohjelmistoa, jokainen uusi työntekijä on syötettävä palkkajärjestelmään. Järjestelmä ylläpitää kaikki asianmukaiset tiedot, mukaan lukien työntekijän sosiaaliturvatunnus, tuntipalkka tai työntekijän vuosipalkka, työntekijän IRS-lomakkeessa W-4 antamien pidätysmaksujen määrä ja työntekijän pidätysasema, kuten yksin tai naimisissa . Myös etuinformaatiota, johon voi sisältyä sekä työnantajan että työntekijän maksuja. Mukana on myös erityisohjelman tukikelpoisuus, kuten kahvila-suunnitelmat, lääketieteen lähdetilit ja 401k: n vähennykset. Jos työntekijä ei ole kääntänyt IRS-lomaketta W-4, palkanlaskennan on laskettava veronpidätykset korkeammalla yksittäisellä korolla.