Vaiheittainen palkanlaskentaprosessi

Palkkalaskenta sisältää monien tehtävien suorittamisen tarkan ja oikea-aikaisen palkkakustannusten ja palkanlaskennan verotuksen ja kirjanpidon noudattamisen varmistamiseksi. Näitä tehtäviä ei voida kiirehtiä, ja ne olisi suoritettava huolellisesti. Muussa tapauksessa voi syntyä virheellisiä palkkakirjoja ja virheellisiä palkka- ja kirjanpitomenettelyjä. Entinen tilanne voi aiheuttaa työntekijöiden järkyttymisen; jälkimmäiset kaksi tilannetta voivat aiheuttaa seuraamuksia sisäisen tuloviraston ja Yhdysvaltojen työministeriön toimesta. Näin ollen, kun suoritat palkkasumman, käytä vaiheittaista prosessia.

Käsittele palkanlaskenta etukäteen. Suunnittele palkkasumman käsittelyaikataulu, jonka avulla voit riittävästi aikaa käsitellä palkkalaskua ja korjata havaitut virheet, ennen kuin työntekijät saavat palkkansa. Suorita esimerkiksi palkanlaskennan käsittely kaksi tai kolme päivää ennen varsinaista maksupäivää.

Tee tarvittaessa muutoksia työntekijän palkanlaskennassa. Tähän sisältyy: osoitteen muutokset; palkanlaskennan muutokset, kuten W-4 ja valtion tuloverolomake; ja vapaaehtoiset vähennysmuutokset, kuten eläke- ja terveyshyödyt. Syötä myös uudet vuokratiedot työntekijöille, jotka on vuokrattu nykyisen palkkajakson aikana.

Laske ajankäytön tiedot aikakorteista tai aikalehtistä ja anna järjestelmään maksettavat tunnit, kuten säännölliset, ylityöt ja lomapäivät. Jos käytät tietokoneavusteista ajankäyttöjärjestelmää, voit tuoda ajan palkkaohjelmistoon. Sinun tarvitsee vain varmistaa, että aika kuljetetaan oikein ja tee tarvittavat muutokset.

Maksat muunlaista tuloa, kuten palkkioita, palkkioita ja palkkakorvauksen takautuvaa palkkaa. Suorita muita oikaisuja, kuten ylimääräinen maksu tai palkkojen vähennys, joka johtuu ennakkomaksujakson ylimaksuista tai alamaksuista. Prorate palkansaajan palkka, jos hän lopettaa, mutta ei toimi koko palkka-ajan, ja kirjoita lopulliset päivämäärät palkkasumman ohjelmistoon lopettamaan tulevia maksuja.

Lisäksi palkkaa uuden työntekijän palkka, jos hän palkkaa nykyisen palkka-ajan alkamisen jälkeen. Esimerkiksi jos hän alkaa työskennellä neljäntenä viikonpäivänä, maksaa hänelle seitsemän työpäivää 10: n sijaan.

Tulosta raportit, joiden avulla voit tarkistaa palkkasumman, ennen kuin tulostat paychecks ja luodaan suora talletustiedosto. Tee tarvittaessa muutoksia.

Tulosta paychecks ja maksaa tynkä. Luo suora talletustiedosto ja välitä pankille. Ota yhteyttä pankkiin ja varmista, että se on vastaanotettu asianmukaisesti, ja tarkista vastaanotettu summa.

Tulosta palkkaselvitystiedot, joissa näkyvät työntekijöiden bruttopalkat nykyisestä palkkasummasta. Tiedosto luottamuksellisessa tallennusalueella. Pidä nämä tiedot vähintään kolmen vuoden ajan. Pidä ajankäytön kirjaa ja niitä, joihin palkkalaskelmat perustuvat, vähintään kahden vuoden ajan.

Tulosta ja jaa asiaankuuluvien osastojen, kuten henkilöstöresurssien ja rahoituksen, tarvitsemat raportit etuuksien hallinnointiin ja sovitteluun. Jos erillinen osasto tai yritys hoitaa palkanmaksuja, toimita tarvittavat verotiedot kustakin palkkajaksosta asianomaiselle henkilölle.

Kärki

  • Palkanlaskentaohjelmisto laskee palkkaverot sinulle. Pidä kuitenkin aina kopio Internal Revenue Service Circular E: stä, joka auttaa sinua ymmärtämään palkanlaskennan verovelvollisuutesi. Ota yhteyttä valtion verovirastoon ohjeita valtion palkkasumman verovelvoitteista.