Sopimushallinnan RFP-tarjousten prosessi ja menettelyt

Tärkein sopimushallintatehtävä on tarjousten käsittely, jonka organisaatio vastaanottaa ehdotuspyynnön perusteella. Menestys tarjouskilpailun voittajan valinnassa sisältää menettelyt tarjousten lähettämiseksi, vastaanottamiseksi ja arvioimiseksi. Organisaatioiden on valittava tarjoajat, annettava RFP ja lähetettävä se päteville toimittajille. Niiden on saatava tarjoukset sulkemalla ja noudatettava neutraalia ja turvallista menettelyä tarjousten avaamiseksi. Henkilöstö arvioi tarjousasiakirjojen noudattamista koskevien tarjousten eri osat. Organisaatioiden on varmistettava, että tarjouskilpailun voittajan valintamenettelyt tunnistavat luotettavasti ehdotuksen, joka tarjoaa parhaan arvon ja pysyy vapaana ulkopuolisista vaikutuksista.

Tarjoajien valitseminen

Organisaatiot haluavat, että useat tarjoajat reagoivat niiden RFP-palveluihin varmistaakseen, että tarjoukset ovat kilpailukykyisiä, mutta he eivät halua tarjoajia, joilla ei ole kokemusta tai jotka eivät ole päteviä tekemään työtä. Tarpeettomien tarjoajien karsimiseksi organisaatiot voivat järjestää karsintakierroksen, jossa tarjoajien on toimitettava kokemuksensa ja pätevyytensä. Organisaatiot voivat myös asettaa tällaiset pätevyydet itse ehdotukseen eivätkä arvioida tarjouksia, jotka eivät osoita vaadittua osaamista. Ihannetapauksessa kolme tai neljä pätevää tarjoajaa tarjoavat kilpailullisia tarjouksia.

RFP: n myöntäminen

Organisaatioiden on varmistettava, että ne antavat RFP: n houkuttelevat tarjouksia useilta toimivaltaisilta toimittajilta. Jos RFP asettaa kohtuuttomia ehtoja tai määrittää epärealistisen suorituskyvyn, yritykset eivät tarjoa. Jos RFP suosii tiettyä toimittajaa, hänen kilpailijansa eivät saa tehdä tarjouksia. Organisaatioiden on varmistettava mahdollisten toimittajien kanssa käytävien teknisten neuvottelujen kautta, että niiden RFP on houkutteleva.

Tarjousten vastaanottaminen

Keskeinen ongelma järjestöille, jotka haluavat käydä oikeudenmukaista tarjouskilpailua, on varmistaa, että toimittajat eivät saa tietoa kilpailijan hinnoittelusta. Suljettujen ja sinetöityjen tarjousten prosessi, jossa on aikataulun mukaista tarjouksen avaamista, estää organisaation sisäiset hinnoittelu. Toimittajien on toimitettava sinetöidyt tarjoukset ennen tiettyä aikaa, ja organisaation henkilökunta avaa kaikki tarjoukset yhdessä ja tallentaa avaintiedot johdon läsnä ollessa.

Vaatimustenmukaisuuden arviointi

Vaikka tarjoaja olisi pätevä, hän ei ehkä ole toimittanut ehdotusta, joka vastaa organisaation perustarpeita. Ensimmäinen vaihe tarjousten arvioinnissa on varmistaa, että jokainen tarjous on RFP: n pakollisten vaatimusten mukainen. Organisaation on otettava käyttöön menettelyt, joilla tunnistetaan sopimattomat tarjoukset ja lopetetaan niiden arviointi.

Etujen arviointi

Lisämenettelyt arvioivat vaatimusten mukaisia ​​tarjouksia organisaation odotettavissa olevista eduista. Ihannetapauksessa nämä menettelyt antavat henkilöstölle mahdollisuuden ilmaista hyötyä mitattavissa olevista määristä tai kustannushyötyistä, joita voidaan soveltaa tasapuolisesti kaikkiin tarjoajiin. Järjestö voi sitten sijoittaa tarjoajat alhaisimpien kustannusten ja suurimman hyödyn perusteella.

Onnistuneen tarjoajan valitseminen

Sen jälkeen kun organisaatio tunnistaa parhaan mahdollisen tarjoajan, sen on neuvoteltava lopullisesta sopimuksesta. Tässä vaiheessa sopimusmenettelyjä sovelletaan, mutta onnistunut tarjoaja on tunnistettava julkisesti vasta sen jälkeen, kun se on varma, että sopimus on allekirjoitettavissa. Jos näin ei ole, organisaation on aloitettava neuvottelut toisen sijoittajan kanssa. Menettelyt, joita järjestö seuraa tarjousten arvioinnissa, ovat perusta myöhemmälle sopimushallinnalle.