Myyntisaamisten käytännöt ja menettelyt

Yksi peruspohjaisimmista liiketoiminnoista on myynnin seurauksena yhtiöön tulevien rahojen hallinta. Yhtiön on luotava asiakkaille tilejä maksujen rakentamiseksi ja käsiteltävä kysymystä siitä, myöntääkö luottoa ja kenelle. Sen on kerättävä rahaa asiakkailta, jotka ovat ostaneet, ja sen on sovitettava yhteen laskutus ja saadut varat. Kaikki nämä toimet edellyttävät toimintalinjoja, jotka antavat heille suunnan ja menettelyt, joilla määritellään, miten työntekijät suorittavat ne.

Tausta

Yritysten on tasapainotettava saatavien keräämisen nopeuttaminen ja mahdollisuus saada asiakkaita myöntämällä luottoja ja toteuttamalla helppoja maksuehtoja. Pienyrityksillä on usein rajoitettu pääsy luottoihin, ja niiden on ehkä oltava riippuvaisia ​​maksamattomien määrien nopeasta maksamisesta. Yhtiön toimintaperiaatteet määrittelevät saamisten toimintojen tavoitteet ja puitteet tällaisten rajoitusten näkökulmasta. Laatuongelmat johtavat usein maksuviivästyksiin, ja yrityksen on otettava huomioon asiakastyytyväisyys keräysmenettelyissä.

Laskutuksen hallinta

Ensimmäinen askel myyntisaamisjärjestelmän toteuttamisessa on laskutuksen politiikkojen ja menettelyjen kehittäminen. Yritys voi nopeuttaa keräämistä laskemalla heti, kun myynti on valmis. Sisäisten politiikkojen tulee olla yksityiskohtaisia, kun myyntiosasto ilmoittaa myynnistä ja kun laskentatoimen on annettava lasku. Menettelyissä kuvataan yksityiskohtaisesti, mitä myyntiraportin tulee sisältää, miten se valmistetaan ja mistä se lähetetään. Kirjanpitomenettelyt antavat yksityiskohtaiset tiedot laskun valmistelusta, todentamisesta, tietojen kirjaamisesta ohjelmistoon ja laskun postitus.

Luotonhallinta

Ellei asiakkaat aina maksa etukäteen, he saavat yleensä luottoa ainakin siihen asti, kunnes he maksavat laskunsa. Luoton saaneilla asiakkailla on oltava tilejä, joista yritys on suorittanut luottotarkastuksen ja jonka se valvoo maksun suorittamista varten. Yrityksen käytännöt määrittävät, mitkä asiakkaat voivat avata tilejä, millaista luottohyväksyntämenettelyä sovelletaan ja vaadittavat luottostandardit. Menettelyissä kuvataan yksityiskohtaisesti asiakkailta vaadittavat tilitiedot, jotka suorittavat luottotarkastuksen ja miten. Tilin ylläpitomenettelyt antavat lisätietoja maksujen suorituksen seurannasta ja siitä, miten luotto keskeytetään tarvittaessa.

Saamisten kerääminen

Viimeinen vaihe myyntisaamisjärjestelmän toiminnassa on erääntyneiden määrien kerääminen mahdollisimman nopeasti. Jos yritys toimii alalla, jossa 30 päivän maksu on standardi, se voi tarjota alennuksia tai kannustimia aikaisempaan maksuun. Säännölliset muistutukset asiakkaille, joiden tilit ovat myöhässä, ovat tehokas työkalu. Politiikassa määritellään tavalliset maksuehdot, alennukset ja muistutusten aikataulu sekä maksuviivästysten seuraukset. Keräysmenettelyt tarkentavat maksujen seurantaa, tulojen syöttämistä kirjanpitojärjestelmään, muistutusten lähettämistä myöhästyneistä maksuista ja uusien keräystoimien aloittamista.