Tietokoneen varojen seuranta

Yritysten omaisuuden seuranta, mukaan lukien tietokoneet ja toimistotekniikka, ohjelmistot, ajoneuvot, työkalut, huonekalut ja muut kestävät tavarat, auttaa sinua seuraamaan yrityksesi arvoa ja toimii varastonhallintatoimenpiteenä. Jos olet koskaan joutunut erottamaan toimistosi sisällön varkauden, tulipalon tai luonnonkatastrofin seurauksena, luettelo omistamistasi tuotteista on välttämätöntä, jotta saat korvauksia siitä, mitä olet menettänyt. Tietotekniikan käyttö yksinkertaistaa tallennusta ja lisää tallennuksen yksityiskohtia ja laajuutta.

Asset Spreadsheet

Vaikka voit sijoittaa erikoistuneisiin ohjelmistoihin tietojen tallentamiseksi yrityksesi omaisuudesta, Microsoft Excel tarjoaa sinulle tehokkaan työkalun tietokonepohjaiseen omaisuuden seurantaan. Jos määrität Excel-työkirjan, joka on tarkoitettu laitteiden vuokraukseen ja ostamiseen, voit keskittää tietosi helposti käytettävään muotoon ja käyttää Excel-toimintoja laitteiden iän laskemiseen. Luo työkirja, jossa on erilliset laskentataulukot ostetuille ja vuokralle otetuille laitteille, tai käytä tilasaraketta, mikä tarkoittaa, mikä on. Merkitse jokaisen hankinnan "viisi W: tä" - milloin, keneltä ja mistä hankit sen, mitä se on ja mihin se tarvitsee vastauksen - ja lisää itse laitteen ominaisuudet, mukaan lukien mallin ja sarjanumerot. Jos kirjoitat omaisuutesi talon sisäisillä seurantanumeroilla tai varojen tunnisteilla, tallenna nämä tiedot myös laskentataulukkoon.

Oston seuranta

Kun ostat toimistolaitteita, tietokoneita, ohjelmistoja, yritysajoneuvoja tai muuta fyysistä omaisuutta, voit antaa ostotilauksia, laatia pyyntöjä myyjän ehdotuksia varten, vaihtaa sähköpostiviestejä tulevista yritysostoista ja saada seurantatietoja tuotekuljetuksista. Säilytä näiden viestien ja asiakirjojen kopiot tietokoneessasi nimenomaan omaisuusluetteloon. Jos haluat selvittää, missä ja milloin olet hankkinut tietyn omaisuuserän joko vakuutusvaatimukseen tai tilanteeseen, joka edellyttää omaisuuden seurantaa, ostotietueesi antavat arvokkaita tietoja.

Kuvat ja video

Jos et ole luonut visuaalisia tietoja toimistosi hyödykkeistä, aloita siitä, mitä sinulla on jo, ja lisää siihen jokaisen laitteiston hankinnan. Nämä tietueet antavat olennaiset yksityiskohdat, jos sinun on esitettävä vakuutusvaatimus varkauden tai menetyksen sattuessa. Käytä digitaalikameraa valokuvaamaan laitteita, mukaan lukien lähikuva levystä tai tarrasta, joka näyttää kunkin tuotteen valmistajan, mallin ja sarjanumerot sekä kaikki muut tunnistetiedot. Siirrä kuvat ja videotiedostot tietokoneellesi ja tallenna ne muihin digitaalisiin tietueisiin. Luo kutakin laitteistoa varten yksittäisiä kansioita ja sisällytä alikansioita tietyntyyppisten asiakirjojen pitämiseen. Nämä prosessit tekevät parempaa työtä aineellisten hyödykkeiden sijoittamiseksi kuin digitaaliset tai virtuaaliset hyödykkeet, kuten ohjelmistot.

Käyttö ohjeet

Vaikka jotkin yrityslaitteet toimittavat edelleen painettuja asiakirjoja, valmistajat luottavat yhä enemmän PDF-tiedostoihin, jotta he voivat tarjota käyttöoppaita ja koulutusohjeita. Jos otat mukaan kaiken sähköisesti saatavilla olevan asiakirjan sisällyttämisen tietokoneelliseen tietojenkäsittelyyn, voit säilyttää ja käyttää näitä materiaaleja helposti ongelmien vianmäärityksessä ja auttaa uusia työntekijöitä oppimaan käyttämään työpaikalla olevia laitteita.

näkökohdat

Digitaaliset tietueet eivät ole hyviä, jos ainoa kopio on olemassa tietokoneessa, josta tulee osa vakuutusvaatimusta. Säilytä tallelokero tai muu varastointi muualla kuin muualla, jotta voit säilyttää digitaalisen ja painetun kopion tietokoneistetuista tietueista vähintään yhdessä paikassa muualla kuin kotona tai toimistossa. Voit halutessasi tallentaa digitaalisia varmuuskopioita pilvipohjaiseen tallennuspaikkaan. Miten ja missä tahansa arkistoit tietueesi, pidät useita kopioita, jotta et menetä tietojasi ja omaisuuttasi.