Kuinka paljon työntekijän on tehtävä ennen W-2: n myöntämistä?

W-2-lomakkeet ovat työnantajien ylläpitämiä ja työntekijöille ja Internal Revenue Service -verkostolle lähetettyjä verolomakkeita. W-2: ssa ilmoitetaan vuoden palkat ja pidätettyjen verojen määrä. Kaikkien suurten ja pienten yritysten työntekijöiden tulee saada W-2, kunhan he ansaitsevat rahaa. Jos W-2: ta ei pystytä antamaan, seurauksena voi olla sakkoja ja seuraamuksia IRS: ltä.

Faktat

"Yleiset ohjeet lomakkeille W-2 ja W-3" sanoo, että työnantajien on toimitettava lomake W-2 kaikille työntekijöille, jotka ansaitsivat jonkin verran palkkaa ja josta työnantaja pidättää tulon, sosiaaliturvan tai Medicare-veron. Työnantajien on myös toimitettava lomake W-2, jos he olisivat kieltäytyneet veroista, jos työntekijä ei olisi vaatinut vapautusta pidätyksestä lomakkeella W-4 tai jos työnantaja maksoi työntekijälle 600 dollaria tai enemmän, mutta ei pidä veroa.

Työntekijä vs. urakoitsija

IRS tekee eron työntekijöiden ja riippumattomien urakoitsijoiden välillä. Yrityksen tehtävänä on kuitenkin määrittää, mikä nimitys sopii jokaiselle yritykselle suoritettavaa työtä. Henkilö on yleensä työntekijä, jos hallitset, milloin, missä ja miten he hoitavat tehtävänsä yrityksellesi, ja työsuhde on rajaton. Henkilö on yleensä itsenäinen urakoitsija, jos hallitset vain palvelujen lopputulosta, mutta ne ohjaavat yksityiskohtaisesti, miten työ suoritetaan. Toimeksisaajan palvelut päättyvät tyypillisesti hankkeen tai tietyn palvelusajan päättyessä. Yrityksen on toimitettava lomake 1099-MISC jokaiselle riippumattomalle sopimuspuolelle, jolle maksetaan 600 dollaria tai enemmän palveluista.

Toimittamattomat lomakkeet

Työnantajien on ponnisteltava tietoisesti W-2: n toimittamiseksi työntekijälle, mutta jotkut W-2-lomakkeet ovat toimittamattomia. Tapauksissa, joissa työntekijä siirtyy irtisanomisen jälkeen eikä päivitä osoitettaan, esimerkiksi W-2-lomake palaa toimitettavaksi. Tässä tapauksessa työnantajien tulisi säilyttää avaamaton W-2-kirjekuori arkistointijärjestelmäänsä 4 vuotta.

Rangaistukset W-2: n myöntämättä jättämisestä

Jos lomakkeita W-2 ei aseteta eräpäivään mennessä, seuraamukset ovat seuraamuksia. Määrä on riippuvainen siitä, kuinka nopeasti lomakkeiden tallennuspäivän jälkeen. Lomakkeet, jotka on jätetty 30 päivän kuluessa eräpäivästä, aiheuttavat 50 dollarin rangaistuksen per lomake. Enimmäisrangaistus on 260 dollaria per lomake, mutta jos IRS päättää, että epäonnistumisesi johtuu hakemusvaatimusten tahallisesta laiminlyönnistä, rangaistus nousee 530 dollariin lomaketta kohden.

W-2-laitteiden sähköinen arkistointi

Pienet yritykset voivat vähentää paperityön kustannuksia ja tehostaa W-2: n myöntämistä työntekijöille käyttämällä sosiaaliturvaviraston online-W-2-sähköistä arkistointilomaketta. Työntekijät voivat käyttää W-2-verkkoaan vain, mutta sinulla on kiistämätön todiste siitä, että W-2-laitteet on varustettu oikein työntekijöillesi.